Perché i progetti validi vengono bocciati?

Immaginiamo che avete individuato un’idea progettuale innovativa e coerente con gli obiettivi del bando, avete messo assieme un buon partenariato e scritto un buon progetto. Tuttavia il progetto vi viene bocciato. Come mai?

Descrivo qui i più comuni motivi (illustrati con riferimento all’attività dei valutatori) per cui anche un progetto valido può  essere bocciato, e come evitare, per quanto possibile, questo risultato poco piacevole.

1. Lettura frettolosa del formulario da parte del valutatore. Il progetto contiene delle informazioni di cui il valutatore non si accorge perché lo legge di fretta. In questo modo il valutatore critica il progetto basandosi su informazioni incomplete. Ad esempio il valutatore vi toglie punti perché, scrive, non è stata fatta una analisi preliminare dei bisogni dei destinatari del progetto. In realtà la descrizione preliminare dell’analisi dei bisogni è presente nel formulario a pagina 21, dove occupa un quarto di pagina. Sono le valutazioni che fanno più male, perché oggettivamente sbagliate. La presenza di un errore dovuto a lettura frettolosa del formulario dovrebbe comportare l’annullamento della valutazione e la rivalutazione del progetto da parte di altri valutatori: se il valutatore legge il progetto di corsa tutta la valutazione è inaffidabile, a prescindere dalla singola informazione di cui non si è accorto.
Come prevenire questo tipo di errore: dare al progetto una struttura il più possibile lineare, ripetere più di una volta le cose importanti e con linguaggio ben comprensibile, scrivere TUTTO MAIUSCOLO o quando possibile sottolineato i termini chiave.

2. Scarsa conoscenza del programma da parte del valutatore. Il valutatore critica il progetto basandosi su informazioni errate sulle caratteristiche del programma. Ad esempio vi toglie punti perché, scrive, un determinato costo è inammissibile. In realtà secondo la Guida al programma il costo è ammissibile, è il valutatore che ha letto male o non si ricorda. Oppure ancora vi toglie punti perché, scrive, la struttura per la gestione del progetto non è innovativa. In realtà secondo la Guida al programma il requisito dell’innovatività non è richiesto per le modalità di gestione del progetto, ma solo per l’idea progettuale. Anche in questo caso si tratta di errori facilmente verificabili. La presenza di un errore di questo tipo dovrebbe comportare l’annullamento della valutazione e la rivalutazione del progetto da parte di altri valutatori: se il valutatore non conosce il programma tutta la valutazione è inaffidabile, a prescindere dalla singola norma che ha dimostrato di non conoscere.
Come prevenire questo tipo di errore: citare la Guida (incluse le pagine) quando si affrontano aspetti che si ritiene possano risultare meno conosciuti dai valutatori.

3. Mezzo pieno o mezzo vuoto. Molte scelte progettuali portano vantaggi ma anche svantaggi. Ad esempio il coinvolgimento di un  elevato numero di partner può migliorare l’impatto e la dimensione europea di un progetto ma renderne più complicata la gestione. Ogni volta il valutatore può essere più sensibile agli aspetti positivi o a quelli negativi di una determinata impostazione progettuale.
Come ridurre il rischio del ‘mezzo vuoto’: evitare per quanto possibile scelte progettuali di cui si può vedere il ‘mezzo vuoto’, e quando non se ne può fare a meno enfatizzare nel formulario gli aspetti positivi e immaginare in anticipo e argomentare contro possibili obiezioni.

4. Scarsa conoscenza delle modalità ottimali di gestione di progetti europei da parte del valutatore. Il valutatore (che probabilmente non ha mai partecipato a un progetto o scritto un progetto, perché questo tipo di esperienze non è indicato fra i criteri di selezione dei valutatori) critica le vostre soluzioni progettuali, che derivano dall’aver partecipato a molti progetti europei, in uno o più dei diversi ruoli possibili: valutatore, project manager, country manager, esperto di settore, ricercatore, etc. Ad esempio il valutatore vi toglie punti perché, scrive, la gestione organizzativa del partenariato è troppo centralizzata (ma non ha mai partecipato a un incontro di partenariato), oppure perché secondo lui al progetto non serve un valutatore esterno (ma non ha mai letto una Report di valutazione prodotto durante lo svolgimento di un progetto), oppure ancora perché gli obiettivi della disseminazione sono irrealistici (ma lui non si è mai occupato concretamente di disseminazione). Esistono più modi di gestire un progetto, e ognuno ha le proprie preferenze, ma chi ha esperienza in questo ambito sa riconoscere impostazioni valida anche se non sono quelle che preferisce. Il valutatore che non ha mai scritto o partecipato un progetto europeo è un soggetto ad alto rischio di valutazioni stravaganti.
Come ridurre il rischio di valutazioni stravaganti: è necessario spiegare il più possibile i motivi e i vantaggi di ogni scelta progettuale, anche se si rischia di risultare pedanti e di infastidire i valutatori preparati. Andrebbe fatta una selezione a priori, ammettendo al ruolo di valutatori solo esperti che hanno precedente esperienza nella gestione di progetti europei.

5. Qui manca qualcosa! E’ quello che scrivono alcuni valutatori, concentrandosi su aspetti marginali che volutamente non avete inserito nel formulario. Gli aspetti di un progetto che è possibile descrivere sono decine e decine, ma in molti progetti  i campi sono bloccati e permettono di inserire solo una massimo predeterminato di parole, perciò è necessario operare una scelta descrivendo solo gli aspetti che ci sembrano più importanti e utilizzare al massimo tutti gli spazi disponibili. E anche quando i campi sono liberi, poiché la percentuale di successo dei progetti è bassa non è opportuno descrivere tutto, ma proprio tutto, incluse le minuzie, si perde troppo tempo. Se il progetto sarà approvato, alcuni aspetti minori saranno decisi dai partner durante lo svolgimento del progetto stesso. A me è capitato di essere criticato da valutatori diversi (e di perdere punti), perché non ho indicato:

  • il tipo esatto di licenza Creative Commons che sarà utilizzata per i prodotti del progetto.
  • il costo esatto dei biglietti aerei di 20 tratte diverse (5 partners per 5 incontri di partenariato nell’arco di 3 anni), io avevo messo un costo medio, la rendicontazione era a costo vero,
  • le modalità di selezione dei partecipanti a una sperimentazione. Avevo scritto che a tutti sarebbe stato richiesto Europass, il valutatore non l’ha visto (Caso 1. Già descritto, Lettura frettolosa del formulario da parte del valutatore) ma in ogni caso non sarebbe stato considerato sufficiente, il valutatore voleva anche conoscere ‘how can they join’.
  • (in un altro progetto diverso dal precedente) le informazioni da raccogliere dai  partecipanti al termine di una sperimentazione.
  • cito testuale: ‘i rischi connessi  alla  rapida evoluzione delle ICT e ai possibili cambiamenti che potranno intervenire nel corso dei tre anni rendendo obsolete alcune parti del progetto già in corso di realizzazione’ (se li conoscessi investirei in borsa, ma mi piacerebbe anche chiederlo al valutatore).
  • E infine sono stato anche stigmatizzato, dallo stesso valutatore di cui al punto precedente, perché, nello sforzo di fornire tutte le possibili informazioni che potevano venire in mente ai valutatori, nel rispondere ad alcune domande ho fatto riferimenti ad altre sezioni del formulario e per ben due volte (!) ho proseguito la risposta a una domanda in un altro box.

Come ridurre il rischio che manchi qualcosa: è impossibile, anche mettendoci il massimo impegno. Comunque, se in un progetto vi scrivono che manca qualcosa, considerate di inserirla nei progetti successivi.

6. Il valutatore volutamente ignora le indicazioni del bando e della Guida al programma. I punti  precedenti sono riferiti a valutatori che si sforzano di aderire alle indicazioni contenute nei bandi e nelle guide ai programmi su cui valutano, e non ci riescono perché lavorano troppo in fretta o hanno una scarsa preparazione.  Tuttavia esistono anche valutatori che volutamente ignorano quanto previsto da bandi e guide, ad esempio assegnano di proposito punteggi elevati a progetti fuori priorità o presentati da partenariati palesemente inadeguati. I motivi possono essere diversi: amano l’idea progettuale, vogliono promuovere progetti dedicati a tematiche o target group specifici, vogliono favorire determinate categorie di organizzazioni o organizzazioni specifiche. Poiché l’ammontare totale del finanziamento per ogni bando è limitato, questo comportamento danneggia i progetti che invece rispondono a bando e guida, alcuni dei quali vengono ingiustamente esclusi dal finanziamento.
Come evitare distorsioni dovute a illegittime preferenze individuali dei valutatori: per il singolo soggetto proponente è impossibile. L’unica soluzione è una miglior supervisione dei valutatori da parte delle Agenzie nazionali.

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Dopo aver postato questo articolo su LinkedIn, una delle risposte che ho ricevuto è stata la seguente:

Erika Nemes: I teach EU project management [in Italy] and some of my erasmus plus students enrolled to the course because they have been selected as evaluators but they admittedly had no idea what erasmus plus was and how it worked.

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Questo articolo va letto assieme a Da ridere / da piangere: lo sciocchezzaio dei valutatori dei progetti europei,  Come sono selezionati i valutatori dei progetti europei? e Cos’è l’effetto aureola e in che modo distorce le valutazioni dei progetti europei

Autore © Leonardo Evangelista.

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